Организация мероприятия для агентства – это как картина для художника в процессе работы. Он видит ее готовый образ и постепенно прорисовывает мелкие детали для ее воплощения. Так же и в ивент-сфере. Большое мероприятие состоит из множества маленьких «штрихов», и задача ивент-менеджера – удерживать под своим контролем все «движения кистью», чтобы картина в итоге получилась.

Как уследить одновременно за десятками процессов и заданий? Как не упустить деталей, чтобы картина получилась целостной и законченной? Ведь человеческий мозг не всесильный, и все удержать в памяти бывает очень сложно. Добавьте сюда усталость и стресс. А если менеджер работает сразу над несколькими проектами?

Потому организаторы активно используют современные многофункциональные гаджеты, специальные платформы для помощи в сборе и систематизации данных, а также «умные» приложения и программы. Агентство событий «Авентура» расскажет вам о своем опыте применения современного инструментария.

CRM-системы

Уже несколько лет успешно используются специальные программы с широким функционалом для систематизации большого количества информации – CRM-системы. Это облачная платформа, позволяющая менеджерам вести учет об имеющихся и новых клиентах, о проводимых сделках с заказчиками, об их статусах. Удобный интерфейс объединяет все необходимые данные и контакты в доступном поле.

Например, мы используем “AmoCRM” – систему управления для менеджмента и маркетинга. Она позволяет:

• хранить всю информацию о постоянных и новых клиентах – юридические адреса, телефоны, электронную почту;

• отслеживать все действия по каждой договоренности: когда были последние переговоры, какой достигнут результат, какой специалист ведет проект, как долго и прочее;

• совершать звонки и хранить записи важных переговоров;

• интегрировать систему с другими сайтами, мессенджерами и социальными сетями, получать сообщения сразу на платформу;

• отслеживать аналитику поступающих заявок и определять эффективность рекламы в том или ином направлении;

• налаживать работу сразу над несколькими проектами одновременно;

• ставить задачи и сроки выполнения для конкретного менеджера;

• контролировать корпоративную почту – отслеживать все входящие и исходящие письма, переписки с клиентами, анализировать эффективность рассылки;

• экономить время на оформлении дополнительной документации и отчетов;

• автоматически синхронизировать новые данные с имеющимися.

Дополнительные настройки позволяют «заточить» программу под каждую организацию для упрощения ее работы. Это очень удобно в ивент-сфере, где ежедневно сотрудники сталкиваются с многозадачностью и огромным потоком новой информации.

AmoCRM

Разработка специальных приложений

Также существуют специальные программы для мобильных устройств, которые дают возможность систематизировать основные аспекты подготовки мероприятия, а также получить прямую связь с каждым ее участником. Под каждое событие можно подобрать уникальный набор опций, чтобы сделать использование максимально эффективным.

Существует множество готовых приложений, которые используют ивент-агентства. «Высшим пилотажем» станет разработка уникального приложения под конкретное событие. Это требует дополнительных вложений и обычно практикуется на крупных мероприятиях с тысячами участников. Но при грамотном подходе затраты на разработку окупаются за счет сокращения других расходов благодаря упрощению многих процессов.

Что дают приложения для ивент-менеджеров:

• упрощение информирования участников: все новости, информация о расписании, билетах, дороге, отелях – автоматически поступает каждому на смартфон в личный кабинет;

• решение организационных вопросов путем создания чат-ботов и готовых ответов на типичные вопросы;

• мгновенные push-уведомления позволят каждому участнику и гостю быть в курсе самых важных новостей;

• автоматизация сбора заявок на различные мастер-классы, экскурсии, секции и т.д.;

• существенная экономия на печатном раздаточном материале для каждого участника;

• организация нетворкинга и возможность его анализа и подсчета результативности;

• простое и эффективное голосование с моментальным выводом на экран результатов;

• возможность приятного бонуса в виде внутренней валюты, которую можно потратить на этом же мероприятии;

• вовлеченность всех участников и гостей, даже «пассивных».

Кроме того, мобильное приложение может стать «фишкой» мероприятия, свидетельствующая о высоком уровне и профессионализме.

Приложения для ивент-менеджеров

Другие важные помощники

Кроме таких серьезных и многофункциональных программ, как CRM-системы и мобильные приложения, наши специалисты ежедневно используют множество «мелких» инструментов. Зачастую они бесплатны, элементарны в использовании и позволяют решать простые, но очень важные, задачи:

• Корпоративная почта для деловой переписки. Она позволяет организовать электронную связь с клиентами на официальном уровне. Ее особенностью является личный адрес (в названии почтовых ящиков после знака @ обычно идет название компании, сайта или бренда, по типу yourname@companyname.com).

• Telegram – самый актуальный мессенджер на сегодня, позволяет максимально быстрый обмен сообщениями и данными разных форматов и размеров. Также преимуществом мессенджера стала возможность создания чатов с большим количеством участников, каналов и ботов.

• Skype – хоть и считается «олдскульным», все равно остается актуальным для альтернативной быстрой и качественной видеосвязи.

• Пакет приложений Microsoft Office – первое, что мы открываем для создания сценариев и таймингов (Word), списков, таблиц и смет (Excel), презентаций с концепцией мероприятия (PowerPoint).

• GoogleDocs – удобная функция для работы с текстовыми документами. Позволяет создавать, изменять документы как в закрытом доступе, так и совместно с коллегами, сравнивая результаты, обсуждая и редактируя. Все версии автоматически сохраняются и легко преобразуются в необходимые форматы.

• GoogleMaps – это приложение незаменимо для создания панорамы площадки мероприятия. Тут можно использовать как готовые данные сервиса, так и создать свои снимки и даже внести их в базу панорам Google Maps.

GoogleMaps. Панорама площадки для мероприятия

• Adobe Photoshop и CorelDRAW – для быстрых корректировок макетов, моделей, слайдов презентаций и пр. Хотя чаще всего для таких заданий привлекаются сторонние специалисты, либо в штате есть свой дизайнер.

• TimePad – сервис для отслеживания и организации массовых мероприятий. Позволяет создавать события, приглашать аудиторию, создавая единую базу, и продвигать собственные ивенты внутри одного мероприятия.

• Mentimeter.com – простой и стильный онлайн-сервис для создания опросов и голосования в режиме реального времени.

• SendPulse – это платформа с разными каналами общения с клиентами: email, web push уведомления, SMS и Viber рассылки. Можно отправлять различные типы сообщений отдельно или комбинировать их в авторассылки.

• Typeform.com – сервис для быстрого и удобного анкетирования в любых целях. Например, используется для опроса потенциальных сотрудников или волонтеров.

Как видите, список средств для продуктивной работы над проектами достаточно широкий. Мы перечислили лишь часть самых необходимых используемых сервисов. Разные агентства используют свои различные инструменты. Стоит ли опасаться расцвета виртуальных event-менеджеров? Пожалуй, нет. Агентство событий «Авентура» всегда «на волне» современных технологий. Наши специалисты готовы к новому, познают инновационный функционал для работы и применяют его на практике. Но не стоит забывать, что сфера нашей деятельности – это эмоции и впечатления. Гаджеты и сервисы никогда не смогут полностью заменить человеческого общения, которое мы своей деятельностью наполняем яркими красками.