Выставка — это мощный маркетинговый инструмент для продвижения бизнеса и масштабной демонстрации продукции компании, а также способ привлечения инвесторов и обретения новых партнеров или клиентов.

Еще на мероприятии можно:

• изучить потребителей и целевую аудиторию;
• поддержать связь с клиентами или покупателями;
• провести презентацию новых товаров или услуг;
• подчеркнуть статус компании;
• сформировать положительный имидж;
• привлечь новых сотрудников.

Виды выставок

Выставки классифицируются по нескольким критериям.

По отраслевой принадлежности

• отраслевые: имеют одну определенную специализацию, поэтому в них участвуют компании однонаправленной отрасли;
• межотраслевые: охватывают несколько разных отраслей, поэтому участниками являются компании с разнообразной продукцией.

По территориальному признаку

• региональные: демонстрируют различную продукцию местных компаний и проводятся в пределах одного региона;
• международные: презентуют ассортимент широкого спектра компаний из нескольких стран;
• национальные: проводятся внутри одной страны и посвящены ее экономике и специфике деятельности.

По целевой направленности

• выставки, которые поддерживают имидж компании: подчеркивают фирменный стиль и направлены на сформированную клиентскую и партнерскую базу;
• пробные выставки: представляют публике недавно сформированный имидж и ориентируются на поиск и привлечение будущих клиентов и партнеров.

По целевому назначению

Выставки продукции

Самый популярный вариант выставочных мероприятий. На них предприниматели представляют ассортимент продукции, презентуют новинки, запускают рекламные кампании, а также могут заявить о проведении какой-либо акции. 

На выставке компании демонстрируют образцы товаров, с которыми может ознакомиться каждый посетитель, а также предлагают сопутствующую полиграфию: буклеты, каталоги, брошюры, журналы или даже книги о своей деятельности. Менеджеры организации привлекают посетителей, рассказывают о продукции и консультируют по всем вопросам.

Выставки групп изделий

На таких выставках проводятся исследования потребительского спроса: изучается реакция покупателей на конкретный сегмент продукции, ее вид или определенную серию.

Тематические выставки

Этот формат предполагает участие компаний с однородными направлениями деятельности. Причем формат может быть разнообразным: от ярмарки изделий ручной работы до выставки сельскохозяйственной техники. Мероприятие может сопровождаться мастер-классами, конкурсами и другими интерактивами. Выставки проводятся в праздничные или выходные дни, чтобы привлечь больше аудитории.

Основные этапы организации выставки

Определение целей

Чтобы выставка была результативной, необходимо определить, какие задачи для бизнеса она будет решать. Это может быть привлечение новых покупателей, поддержание имиджа и статуса, презентация новых товаров или способ заявить о себе, если компания основана недавно. 

Реализация концепции

Организация выставки должна отталкиваться от основной идеи. Под нее специалисты создают программу мероприятия, разрабатывают дизайн выставочного пространства и определяют рекламные носители.

Маркетинговое продвижение

Необходимо продумать рекламную стратегию для привлечения посетителей и участников. Для распространения информации можно использовать различные варианты: аудио- и видеореклама, персональные онлайн- и офлайн-приглашения, анонсы в социальных сетях, раздача листовок и другие способы.

Если тематика выставки рассчитана на широкую аудиторию, то рекламу можно размещать в местах повышенной проходимости: торговых и развлекательных центрах, наземном общественном транспорте и метрополитене, а также на наружных мультимедийных модулях.

Подготовка к проведению

На данном этапе осуществляется подбор помещения, определяется круг участников и приглашенных гостей, печатается полиграфическая продукция и настраивается техническое оборудование. Также здесь оформляется выставочное пространство с помощью подбора мебели, выкладки продукции и сувениров, подготовки мультимедиа и зонирования локации.

Планирование бюджета выставки

Бюджет выставки лучше спланировать заранее, чтобы объективно оценить поставленные задачи, которые должны быть выполнены в ходе мероприятия. Мы рекомендуем не экономить средства при формировании бюджета для выставки, так как она направлена на привлечение потребителей и повышение спроса.

В первую очередь, мероприятие должно полностью окупиться и принести дополнительную выгоду компании. Важно определить минимальное количество продаж, при котором вложения будут оправданы. Это можно сделать, рассчитав предполагаемый бюджет, сумму средней продажи и показатели окупаемости. 

Также статьи расходов могут включать взносы за участие и аренду места, стоимость изготовления выставочных стендов и раздаточных материалов, суммы за проезд и проживание персонала, а также дополнительные траты для форс-мажорных ситуаций.

Выбор помещения

При поиске подходящего помещения важно учитывать три фактора: размеры выставочной экспозиции, количество участников и количество посетителей. 

В зависимости от габаритов продукции и мебели, используемой для презентации товаров, может понадобиться много свободного места. От второго и третьего параметров зависят нужные показатели максимальной вместимости площадки.  

Также критерии влияют на расстановку выставочных зон участников, количество свободного места для оборудования и даже на эмоции гостей мероприятия после посещения. Арендуемая площадь должна вмещать все необходимое и при этом оставлять пространство для комфортного передвижения сотрудников и посетителей. 

Подбор персонала

Минимальное количество персонала и требует навыки зависят от масштаба и формата выставки. Чаще всего на выставках требуются услуги разнорабочих, администраторов и уборщиков.

• Разнорабочие выполняют деятельность по перемещению оборудования, сборке и разборке стендов и других конструкций, настройке техники и другие физические или технические обязанности.
• Администраторы берут на себя организаторскую деятельность по встрече и консультированию посетителей, а также контролируют ход мероприятия и соблюдение плана.
• Уборщики поддерживают чистоту помещения в период проведения выставки и убирают площадку после окончания мероприятия.

Проведение выставки и итоги

Для успешного проведения выставки желательно составить план с почасовым расписанием и указанием всех сроков. Особенно важно указать в программе подробное время дополнительных событий, таких как выступления, презентации, кофе-брейки и мастер-классы. Это поможет заранее оповещать посетителей и приглашать на них большее количество людей.

Также необходимо продумать модель общения с экспонентами и гостями выставки. Администраторы должны оперативно реагировать на различные ситуации, отвечать на вопросы и решать какие-либо проблемы. 

Дополнительно можно создать схему помещения с наименованиями и расположением торговых точек компаний, туалетов, гардероба, кафе и других зон. 

При подведении итогов мероприятия оцените уровень организации: проанализируйте работу персонала, соберите отзывы участников и посетителей, возникшие проблемы и скорость их решения. В дальнейшем это поможет вам не допустить подобных ошибок при планировании ивентов.

Команда "Авентура" может Вам помочь