Статьи

Главная
Статьи

85 практических материалов: сметы, сценарии, чек-листы

Особенности организации онлайн-мероприятий: идеи и советы Онлайн-формат мероприятий за последние годы прочно вошел в нашу жизнь. Виртуальные события можно проводить в любых форматах, к тому же они помогают расширить географию гостей. Идеи и тренды · 22.04.2024 · 6 мин

Эко-события: как сделать мероприятие зелёным и устойчивым Экологичность — тренд последних лет не только в образе жизни людей и деятельности компаний, но и в event-индустрии. Идеи и тренды · 22.04.2024 · 8 мин

Как организовать деловое мероприятие Сегодня поговорим о том, какими бывают деловые мероприятия и как правильно их организовать. Цели и задачи деловых мероприятий Обмен профессиональными знаниями: обсуждение кейсов и трендов в области науки, технологий, HR, рекламы и пр.; Внутренняя презентация проектов и бизнес-процессов либо медийное представление новых продуктов и услуг; Увеличение целевой аудитории: знакомство потребителей с брендом; Трансляция основных ценностей бренда, философии и миссии; Расширение бизнес-контактов через поиск партнеров, подрядчиков и инвесторов или укрепление текущих деловых отношений; Обучение и прокачивание soft skills: развитие навыков коммуникации, командной работы, бизнес-этикета, самопрезентации и т.д.; Формирование позитивного имиджа бренда и укрепление экспертной репутации в профессиональном сообществе; Привлечение внимания средств массовой информации к бренду и рост популярности в широких кругах: рассказ об истории и успехах компании, представление новинок отрасли и производства; Поиск новых точек роста и развития: перспектив сотрудничества, отраслей производства, площадок для продаж и т.п.; Увеличение спроса на продукцию и услуги, среднего чека, доходов компании; Снижение уровня конфликтности внутри рабочих команд коллектива, выявление лидеров и исполнителей, поиск новых инструментов мотивации. Виды деловых мероприятий и их особенности Существует множество классификаций бизнес-ивентов, которые учитывают круг их участников, масштаб, степень официальности и т.д. Например, внутренние деловые мероприятия нужны для работы с коллективом, а внешние — подразумевают взаимодействие не только с сотрудниками. Официальные ивенты организуют для достижения конкретных договоренностей и подписания бумаг, а неформальные — для налаживания общения и досуга. Вне зависимости от поставленных задач и сложностей организации в современной ивент-индустрии выделяют несколько типичных форматов бизнес-мероприятий. Рассмотрим их подробнее. Презентация Подразумевает представление брендом какого-то конкретного новшества, будь то товар, услуга или технология. Часто презентация заключается в выступлении 1-2 спикеров, но обязательно включает качественное визуальное сопровождение. Цель презентации — максимально заинтересовать, создать ажиотаж, удивить и продать. Отсюда и необходимость говорить на языке целевой аудитории, учесть ее боли и показать все выгоды. Конференция Это большое собрание, ориентированное на участие представителей разных организаций либо всех филиалов крупной корпорации. На конференции люди обмениваются опытом, рассказывая об особенностях своего бизнеса, региональных успехах, современных тенденциях и пр. Конференция способна привлечь внимание СМИ, а значит, поспособствует поиску партнеров и клиентов. Бизнес-конференции могут проводиться и онлайн, но их программа остается неизменной: выступления спикеров чередуются с обсуждениями, а потом завершаются фиксацией основных тезисов и подведением итогов. Семинар Бизнес-семинар похож по механике на конференцию, но подразумевает в разы меньше участников и ориентацию на сотрудников одного коллектива. Часто это выглядит как интерактивный практикоориентированный деловой ивент, где работники взаимно обучают друг друга через небольшие презентации, доклады или мини-лекции. Дискуссия — также важный элемент для семинара. В области ивент-маркетинга встречаются и открытые семинары, которые компания проводит для всех желающих, чтобы прорекламировать свою деятельность. Тренинг Это корпоративные образовательные и, как правило, узкоспециализированные мероприятия, призванные повысить профессионализм работников и способствовать их личностному развитию. Тренинг подразумевает работу с опытным ведущим (бизнес-тренером) — экспертом в конкретной теме. Часто это мероприятие может иметь интерактивную основу, т.е. проводиться как бизнес-игра с назначением ролей и проигрыванием определенных моделей поведения. Тренинги могут быть ориентированы и на hard skills (например, учить продавать), и на soft skills (например, прокачивать ораторское мастерство). Выставка Мероприятие, тематически схожее с презентацией, но более глобальное. Если презентация может быть частью другого ивента (например, юбилея компании или открытия магазина), то выставка рассматривается как отдельное событие, в котором обычно участвует множество компаний. Выставки могут быть региональными, всероссийскими и международными. Они помогают найти покупателей, изучить конкурентов и громко заявить обо всех своих успехах и фишках. Выставки длятся от пары дней до нескольких недель, поэтому всегда отличаются качественным и разнообразным техническим оснащением (стенды, стеллажи, витрины и пр.). Прием Деловые приемы могут иметь форму бизнес-завтраков, ланчей, фуршетов и т.д. Их организуют для партнеров, клиентов, инвесторов, СМИ и пр. Прием, как правило, неформален, поскольку на нем предстоит наладить отношения, и может быть элементом другого события, к примеру, многодневного форума. Нередко приемы устраивают в честь приезда коллег из-за рубежа, после подписания важного контракта и т.д. Круглый стол По своим задачам это мероприятие похоже на конференцию или семинар, но акцент смещается здесь со спикеров на всеобщее обсуждение. По сути это совещание, но в свободной форме. Все участники круглого стола имеют равный вес и право высказаться по конкретной теме. Задача ивента, как правило, отыскать эффективное решение какой-либо проблемы или же собрать максимум идей. Часто круглые столы становятся способом формирования брендового имиджа и привлечения медиа, поскольку устраиваются компаниями по очень актуальным вопросам и с приглашением известных деятелей науки, бизнеса, политики и пр. Разумеется, это далеко не полный перечень мероприятий, которые могут использоваться компаниями для решения различных бизнес-задач. В ивент-отрасли также востребованы сегодня съезды, форумы, пресс-конференции, брифинги, фокус-группы, конгрессы, симпозиумы, дни открытых дверей и т.д. Многие из этих мероприятий находятся на стыке деловых, научных, рекламных и корпоративных событий, что является совершенно нормальным и помогает брендам закрывать разные задачи. Этапы организации деловых мероприятий Определение ключевых моментов. В самом начале надо установить цель ивента, очертить круг участников, подумать над продолжительностью и масштабом события. Всё это поможет сформировать бюджет, смету и план действий. Разработка идеи. Концептуальный подход к бизнес-мероприятию поможет уточнить дальнейшую техническую подготовку и разработать программу. Важно понять, из каких частей (форм активностей) будет состоять событие, и заранее смоделировать итоги, с какими каждый участник должен покинуть площадку. Подготовка. Сюда обязательно входят поиск площадки (конференц-зал, гостиница, ресторан и т.д.), корпоративное/тематическое оформление и зонирование локации, доставка и настройка звука и света, а также мультимедиа, аренда мебели, подготовка полиграфии и сувениров, решение вопросов кейтеринга, проживания, трансфера. Не менее важным является подбор ведущих, модераторов, тренеров, спикеров и работа с ними. Промоушен. Если цель делового мероприятия привлечь внимание, необходимо работать над рекламой ивента. Здесь в ход идут различные инструменты: оригинальные приглашения и пресс-конференции со СМИ, анонсы у блогеров, реклама по радио и телевидению и т.д. Проведение ивента. В день мероприятия важно проконтролировать встречу и размещение всех гостей, следование программе и таймингу, работу техники и наличие запасных планов на случай форс-мажоров. Важно организовать событие так, чтобы на него не повлияли плохие погодные условия, транспортный коллапс на дорогах и т.д. Постпродакшн. В финале мероприятия полезно собрать обратную связь ото всех участников. Кроме этого, стоит заняться обработкой фото- или видеоконтента с ивента, чтобы дополнить им официальные отчеты либо рассказы о событии на официальном сайте, в социальных сетях, на площадках партнеров и в СМИ. Почему стоит доверить бизнес-мероприятия нам? Внушительный опыт и широкая география. Более 16 лет мы организуем B2B-мероприятия не только в России, но за ее пределами. Работа с современными технологиями. Мы любим экспериментировать и постоянно разрабатываем новые онлайн-форматы и программы гибридных мероприятий. Большая команда и надежные партнеры. Мы организуем мероприятия под ключ, поэтому быстро находим подрядчиков, а также имеем собственную техническую базу. Уважение и ответственность. Мы честны со своим клиентами в обсуждении цен и условий организации мероприятий, внимательно подходим к реализации деталей и не подводим со сроками, всегда придерживаясь утвержденного плана. Идеи и тренды · 29.06.2023 · 9 мин

Что такое ивент? Чаще всего, мероприятие преследует цель проинформировать и привлечь внимание: прорекламировать компанию, продвинуть ее бренд или конкретные товары и услуги. Но бывают и исключения: события могут развлекать и обучать аудиторию. Вне зависимости от конкретного типа ивент, как правило, весьма затратен и требует тщательной подготовки не только по части общей концепции, но и малейших деталей. Такой подход поможет избежать форс-мажоров и удовлетворить все вкусы гостей мероприятия. Разновидности ивентов Корпоративные. Сюда относят мероприятия для коллективов, которые способствуют укреплению корпоративной культуры и развитию командного духа. Они могут быть маленькими (на несколько человек из одной компании малого бизнеса) и масштабными (на все отделения и филиалы). Среди самых популярных видов корпоративных ивентов — вечеринки, квесты, квизы, тимбилдинги, спортивные соревнования, банкеты, пикники, походы. Поводом для корпоративного ивента может быть профессиональный праздник, юбилей организации или руководства, общепринятый календарный выходной (на Новый год, 8 Марта, майские) или важная веха в истории и развитии компании (закрытие сделки, сдача квартальных отчетов, новый крупный проект и пр.) Деловые. Это мероприятия для высшего руководящего звена, партнеров и конкурентов, спонсоров и инвесторов. В основной своей массе такие ивенты решают бизнес-задачи, будь то расширение круга полезных знакомств, обмен профессиональным опытом или прокачка управленческих навыков и способностей к переговорам. К таким событиям относят бизнес-завтраки и деловые обеды, переговоры и дискуссии, круглые столы и питчинги, деловые игры и т.д. Рекламные. Это мероприятия по продвижению бренда. Они улучшают репутацию компании, повышая лояльность клиентов, рассказывают о новых услугах или продуктах. Сюда входят фестивали и ярмарки, торжественные церемонии открытия/закрытия и красные дорожки, презентации и выставки, другие имиджевые события. Классификация ивентов — весьма обширная тема, и она не исчерпывается группировкой мероприятий по цели проведения и аудитории участников. Например, можно делить события по их локациям: офисные, на свежем воздухе, в арендованных заведениях, выездные за городом и в других регионах или странах, а также онлайновые и гибридные. Кроме того, мероприятия можно классифицировать по их формату и характеру, т.е. способу донесения информации и условиям организации. Например, к образовательным ивентам можно отнести мастер-класс, семинар, конференцию, съезд, форум, тренинг и т.п. Развлекательным и в то же время благотворительным можно считать бесплатный концерт для детей или пожилых граждан, спортивный марафон. Некоторые из ивентов также можно отнести к экологическим — подразумевающим заботу об окружающей среде и при этом минимальное негативное воздействие на нее в процессе подготовки и проведения мероприятия. Как поэтапно организовать ивент? Подготовка Прежде всего, начните с определения цели и задач будущего мероприятия. Суть и смысл ивента помогают определиться с его форматом, масштабом и атмосферой, продолжительностью и датой, а также с бюджетом. Потом вы начинаете прописывать желаемый сценарий в общем виде и план, где указываете все организационные вопросы, которые предстоит решить. Это позволит освободить голову, слишком не зацикливаясь на мелочах, но и не упуская важного, а также следовать намеченному во избежание лишних финансовых и временных затрат. Когда понятно, как мероприятие должно выглядеть, можно соотнести свой бюджет с этим планом, то есть составить смету и расписать все статьи расходов, а возможно, еще и запланировать небольшую “подушку безопасности” на случай форс-мажора. После этого нужно сформировать команду по подготовке ивента и распределить обязанности, определив зоны ответственности. В идеале, у каждой задачи из плана подготовки должен быть свой исполнитель. Программа и локация Два базовых вопроса составляют организационную основу любого мероприятия. Во-первых, что будут делать гости. Во-вторых, где всё будет происходить. Прежде всего, на данном этапе надо решить, чем и как будут заняты приглашенные на ивент, будь то просмотр шоу, участие в интерактиве, прием пищи и прочее. Отталкиваясь от формата досуга, обучения или общения, можно понять, какие еще лица будут задействованы на событии, то есть найти подрядчиков. На этой стадии определяют ведущих, модераторов, тренеров, инструкторов, официантов, певцов, диджеев и артистов, фотографов и видеооператоров. Параллельно с этим требуется выбрать площадку и по необходимости договориться о ее аренде. Локацию нужно определять исходя из числа гостей, динамичных форм досуга на мероприятии, погодных условий сезона, транспортного удобства и требуемой технической оснащенности. Площадку перед съемом нужно обязательно посещать лично, чтобы проверить подлинность видео и фото этой локации. Сопутствующие процессы Информируем о мероприятии. С одной стороны, потребуется разослать приглашения всем участникам. С другой — провести, если нужно, PR-кампанию с привлечением СМИ и блогеров. Среди возможных вариантов: анонсы на сайте компании, пресс-конференция или пресс-релиз, баннеры, афиши, плакаты и буклеты, реклама в соцсетях и мессенджерах, рассылка по электронной почте. Решаем вопросы обслуживания, безопасности и логистики. Нужно выбрать службу кейтеринга или блюда из банкетного меню ресторанов, заказать транспорт или организовать парковку, проследить за соответствием мероприятия действующим санитарно-эпидемиологическим и противопожарным нормам. Работаем с площадкой. Нужно организовать ее декоративное и флористическое оформление, построить сцену или разделить локацию на разные зоны, доставить, подключить и настроить свет, звук, проектор и прочее оборудование, арендовать и разместить мебель с реквизитом. Помним о мелочах. Будь то полиграфическая продукция для информирования участников, сувенирный мерч всем гостям или подарки победителям различных соревнований. Финальные штрихи Примерно за сутки надо провести итоговую проверку готовности мероприятия, прежде всего, проинспектировав площадку и связавшись со всеми подрядчиками еще раз. Можно сделать чек-лист по оборудованию, декору, реквизиту и сверяться на месте по нему. В процессе прохождения ивента организатор может выполнять координаторские функции. Он отслеживает, чтобы программа шла по сценарию, а при надобности вносит коррективы в оперативном режиме и решает возникающие проблемы. Когда мероприятие закончено, надо проконтролировать, что все участники разошлись, и привести площадку в порядок, например, заказав клининг. Как оценить эффективность проведенного ивента? Посчитайте число реальных гостей по сравнению с приглашенными, а также количество упоминаний мероприятия в СМИ и соцсетях уже по его завершению. Возьмите фидбек у участников, собрав обратную связь сразу же, посредством анкеты, или попросив оставить отзыв позже, например, по электронной почте. Также вы можете спросить у своей команды, удалось ли достичь поставленных целей и избежать типичных ошибок, или нет. Проанализируйте достижение поставленных целей. Хотели получить доход? Сравните прибыль и затраты. Интересовало расширение клиентской базы? Сосчитайте, сколько контактов собрали. Надо было увеличить продажи или повысить интерес к продукту? Определяйте конверсию по конкретному целевому действию, например, заказ консультации на сайте. Идеи и тренды · 04.05.2023 · 7 мин

Мир будущего и фотосессии на природе – как карантин изменил сферу фото и видеосъемки мероприятий? Неоновый свет в сочетании с экологичным стилем и съемками под открытым небом - главные тенденции в фотосъемке событий в этом году. Читайте, какие еще тренды в фотосъемке актуальны в 2020! Идеи и тренды · 17.07.2020 · 8 мин

«Не выходи из комнаты…» – как проводятся крупные ивенты на самоизоляции? Посетите виртуальный дом, сходите на концерт с Элтоном Джоном и посмотрите “Порнофильмы” на VK Fest. Читайте, как крупные компании собирают миллионы участников на своих онлайн-мероприятиях по всему миру, и что из этого получается. Идеи и тренды · 10.06.2020 · 6 мин

Как вы звучите? 5 советов по проведению онлайн-мероприятий из дома Читайте, как подготовиться к видеоконференции – находясь дома, в любимых тапочках?! Идеи и тренды · 15.05.2020 · 5 мин

Все в онлайн! Какие изменения ожидают ивент-индустрию в 2020 году? Онлайн-сервисы, событийный голод, геймификация и другие главные особенности событийной сферы в столь неоднозначном 2020 году. Читайте, какие тренды ивент-индустрии актуальны сегодня. Идеи и тренды · 15.05.2020 · 6 мин

От А до Zoom: советы по планированию виртуальных событий Как провести мероприятие без красивого оформления, приятного кофе-брейка и эмоциональной отдачи, которую ощущаешь наяву? Мы расскажем, как спланировать онлайн-мероприятие: на что обратить внимание, и каких ошибок избежать. Идеи и тренды · 15.05.2020 · 5 мин

Интернет наше все: как мероприятия переводят в онлайн-режим 8 невероятных онлайн-мероприятий, которые посетили миллионы людей со всей планеты. Тейлор Свифт, Киану Ривс и диджей Marshmello звезды онлайн-событий. Хотите узнать больше? Читайте дальше! Идеи и тренды · 24.04.2020 · 6 мин

Будущее наступило быстрее, чем мы думали. Пора создавать своего Аватара. Виртуальные события - как игра в Симс. Узнайте, как VR-платформы переносят мероприятия в онлайн. Идеи и тренды · 24.04.2020 · 4 мин

Клюквенный кит и пивная лодка: читайте, как рекламные события влияют на продвижение бреда Мы собрали самые актуальные и лучшие примеры pr-акций со всего света, чтобы вы узнали как использовать события в качестве продвижения своей компании. Оказывается интерактивная реклама - одна из самых эффективных! Идеи и тренды · 14.11.2019 · 9 мин

Как бейдж стал изюминкой события? Или 5 обычных деталей в необычном исполнении Бейдж-зарядка, навигация на раме велосипеда, визитка-губка для мытья посуды - необычная реализация «мелочей», без которых не обойтись на деловом мероприятии. Идеи и тренды · 21.10.2019 · 7 мин

Через райдеры к звездам. Или что нужно для организации выступления селебритис? Что важно знать об организации выступления звезды на вашем мероприятии? Технический и бытовой райдеры, стоимость выступлений и другие тонкости работы с VIP-гостями. Идеи и тренды · 25.09.2019 · 5 мин

Почему известные бренды используют арт-объекты на своих мероприятиях? Как легендарные бренды используют арт-объекты для привлечения внимания к своей компании? Удивительные и яркие примеры со всего мира Идеи и тренды · 25.09.2019 · 6 мин

Новый взгляд на мировые развлечения для гостей на мероприятиях А вы бы хотели нарисовать интерактивную картину, прогуляться пешком по звездам и сделать магическое тату за 30 секунд? Мы расскажем, какие развлечения используют знаменитые бренды на своих мероприятиях во всем мире! Идеи и тренды · 25.09.2019 · 6 мин

От пышного золота до кактусов и граффити: чем удивляют ивент-оформители в 2019 году Не просто декор, а целая история: модные тренды оформления мероприятий этого года. Импрессивность, цвет, свет и многое другое! Идеи и тренды · 10.09.2019 · 8 мин

Чем развлечь гостей на мероприятии? Главные тренды 2019 года Удивить и развлечь гостей - легко! Предлагаем погрузиться в параллельный мир, посмотреть на звездное шоу дронов и многое другое. Идеи и тренды · 10.09.2019 · 5 мин

Как удержать в голове «1000 мелочей»? Рабочие инструменты успешного ивент-менеджера Тайминги, планы, сценарии – как ивент-менеджеру не утонуть в бумажной рутине? Делимся советами профессионалов. Идеи и тренды · 30.07.2019 · 11 мин

Ивент-кухня. Список программ и сервисов для продуктивной работы event-менеджера Как уследить одновременно за десятками процессов и заданий? Как не упустить деталей? Наши рабочие ивент-инструменты: приложения, программы, сервисы Идеи и тренды · 30.07.2019 · 7 мин

Роботы, Пушкин, массаж: чем еще удивляли организаторы ПМЭФ-2019? Мы отобрали самые крутые ивент-фишки, которыми удивляли организаторы Петербургского международного экономического форума 2019. Идеи и тренды · 08.07.2019 · 8 мин

3D-мэппинг – зрелищная технология для создания wow-эффекта 3D-мэппинг и голографические инсталляции - тренды в 2019 году. Яркие примеры из мировой практики 3D-мэппинга. Идеи и тренды · 08.07.2019 · 8 мин

9 уникальных ивент-идей месяца Мы публикуем для вас подборку из 9 уникальных ивент-идей месяца, которые реализовали в своих проектах мировые компании. Идеи и тренды · 14.06.2019 · 8 мин

Уникальные мероприятия на открытом воздухе. Как выбрать подходящее место и не прогадать? Как подобрать идеальную открытую площадку для вашего мероприятия, соответствующую целям и задачам события? Вы узнаете о самых необычных площадках мира на открытом воздухе Идеи и тренды · 13.06.2019 · 9 мин

Статьи 49–72 из 85