янв

Рекомендации по успешной организации конференции

Проведение деловых и образовательных мероприятий — одна из важнейших частей event-маркетинга, поскольку работает и на репутацию компании в профессиональной среде, и на узнаваемость бренда в широкой массе. При этом конференции можно по праву назвать самыми трудоемкими и сложными событиями, особенно если речь идет о всероссийском или международном уровне. Сегодня мы поговорим о том, как провести конференцию по высшему разряду и какие вообще неожиданности могут подстерегать вас в процессе организации.

С чего начать подготовку к конференции

Прежде всего, надо определиться целесообразностью мероприятия и его задачами. Когда вы выбираете тему для докладов и последующего обсуждения, соотносите ее не только с интересами запланированной аудитории, но и с профессиональными трендами в нише вашего бизнеса. Какой бы отрасли не касалась конференция, она подразумевает глубокую аналитическую работу: проведение исследований, составление отчетов и прогнозов, изучение опыта иностранных коллег. При этом теория всегда должна сочетаться с практикой: наиболее выигрышными становятся те мероприятия, где специалисты обмениваются реальным опытом. Поэтому при выборе темы также сразу изучайте пул экспертов по ней.

Таким образом, конференция должна отвечать запросам на актуальность проблемы и собственную значимость. Поэтому важно прогнозировать и ожидаемые результаты мероприятия. Например, согласовать новую стратегию развития компании, найти подходящее технологическое решение для запуска продукта и т.д.

Разумеется, маркетинговые цели у конференций тоже подразумеваются: привлечь инвесторов и партнеров, расширить клиентскую базу, найти выгодных рекламодателей. Кроме этого, конференция может помочь и с HR-задачами: повысить лояльность сотрудников, раскрыть потенциал у коллег, подготовивших доклады и прочее. Если вы не знаете до конца, каких итогов следует ожидать от конференции, команда "Авентура" поможет с целеполаганием: мы разработаем целостную концепцию мероприятия с учетом ваших пожеланий и даже предложим KPI.

Оценка расходов и стоимость билета

Бюджет конференции складывается из расходов (согласно смете по организации) и доходов, которые возможны при продаже билетов на мероприятие для широкой публики и сотрудничестве с рекламодателями. Кроме того, платным может быть не только место зрителя, но и роль докладчика. Это актуально для тех случаев, когда на конференцию приглашают в качестве зрителей потенциальных клиентов. Например, аудитория — предприниматели, а спикеры — представители b2b-бизнеса. Также вы можете продавать записи с выступлений, доступ к тезисам и презентациям, а прямая онлайн-трансляция часто выступает дополнительным вариантом монетизации ивента.

Когда вы определяете стоимость участия в конференции, старайтесь реально оценить, сколько билетов вы продадите при своем уровне рекламного event-продвижения и какая собранная сумма вам позволит минимально покрыть расходы. При этом, чтобы расходы действительно сократились, надо искать рекламных партнеров и спонсоров. Но даже если вы их не нашли, не спешите продавать билеты по очень маленькой цене ради набора аудитории: этим вы снижаете статус мероприятия и процент действительно полезных гостей. Скидки на билеты могут быть, но они должны быть персонализированными. Помните также, что доступ участников к ранней регистрации поможет вам получить от них финансы еще на этапе работы с подрядчиками.

Смета расходов для организации конференции должна, во-первых, учитывать каждую мелочь, а во-вторых, обозначать возможный люфт перенаправления денежных средств на случай непредвиденных обстоятельств. Вы должны обозначить самые важные для вас статьи расходов, на которых не планируется сэкономить (например, площадка), и второстепенные. Также вам надо прикинуть, какие расходы могут покрыть рекламодатели, и обязательно включить в бюджет “подушку безопасности”. Она может составлять около 10% от себестоимости конференции.

Как найти партнёров и спикеров

В идеале у вас уже должна быть база контактов и целевой аудитории конференции, и докладчиков. Но так бывает не всегда. При этом выбор спикеров очень важен: они определяют статус и всего мероприятия, и вашей компании. Старайтесь искать докладчиков, у которых уже есть опыт публичных выступлений: они смогут эмоционально вовлечь аудиторию. Вообще, обсуждение докладов вслед за выступлением — важнейшая часть конференции, так что постарайтесь найти отдельных модераторов для ее организации.

Вы можете приглашать спикеров, которые заплатят за свое участие, так как получат рекламу на аудиторию, а также популярных хедлайнеров — докладчиков, которым будете платить вы, чтобы привлечь внимание к мероприятию за счет участия известного лица, у которого уже есть своя аудитория. И тех, и других, проще всего найти в соцсетях (профильные сообщества) и в программах других просветительских и бизнес-мероприятий. Посмотрите, кого приглашают на встречи, семинары, подкасты и тренинги ваши конкуренты. Далее задача проста: разослать тем, кто вас заинтересовал, приглашения с описанием мероприятия и обсудить условия при положительном ответе: тему, финансы, дедлайны по сдаче материалов, время выступления.

Если вы также изучаете содержание тезисов и презентации у спикеров, то ориентируйтесь на практическую значимость информации и личные наблюдения докладчика. Общеизвестных фактов должно быть меньше, а упоминаний и разборов кейсов — больше. При наличии обоюдного желания и времени можно даже провести несколько репетиций, хотя многие из спикеров выступают за формат импровизации с опорой на некоторые акценты в письменном виде.

Согласовывая с выступающими формат сотрудничества, желательно заранее узнать их райдер. Это может быть макбук, доска с маркером, предпочтения по напиткам во время доклада и т.д. Ну а если спикер иногородний, возможно, потребуется оплатить дорогу и проживание или хотя бы забронировать билеты и организовать трансфер по приезду.

Разработка сценария

План мероприятия — важнейшая часть подготовки, так что здесь лучше довериться экспертам. Например, команда “Авентуры” разрабатывает программы конференций с учетом не только поставленных задач, но и корпоративной культуры компании, конкретной бизнес-ниши и event-трендов. В совокупности всё это позволяет превратить конференцию в узнаваемый бренд.

Обычно план состоит из последовательности элементов конференции и их четкого тайминга. Также в плане полезно указать, в какой зоне на площадке будет происходить действие, какие лица ответственны за эту часть программы, что за оборудование, мебель и реквизит там должны быть.

Что включает конференция?

Во-первых, регистрацию зрителей и докладчиков на ресепшн. Они могут уже на этом этапе получить промо-продукцию, мерч или брендированные сувениры, а также раздаточные материалы: рекламную полиграфию, буклеты с программой, карту для навигации по площадке. В этой же зоне или рядом можно расположить приветственный фуршет или барную станцию.

Во-вторых, нельзя забывать о церемонии открытия. Ведущий и организаторы конференции не только озвучивают докладчиков и их темы, но и благодарят спонсоров и партнеров.

После этого начинается основная часть — доклады и презентации. Спикеры должны быть осведомлены, где и за кем они выступают. Вы можете последовательно сгруппировать докладчиков по тематическим блокам или, если площадка позволяет, разделить их территориально, по залам, с возможностью одновременных выступлений. Доклады спецгостей, как правило, организуют в общем зале в финале мероприятия или в конце каждого дня, если ивент долгий. На время их выступлений другие активности не ставят: так можно добиться максимума внимания от аудитории.

Обратите внимание, что доклады надо время от времени разбавлять длительными перерывами для обеда, да и между выступающими в одном блоке лучше делать паузу в 10-15 минут. Во время отдыха гостей возможна организация кофе-брейка и фуршета для неформального общения или шоу-программа от приглашенных артистов для развлечения. Заканчивают ивент также торжественной церемонией и благодарственными словами, а иногда и сценическими номерами. Обычно однодневные конференции длятся до 6 часов с учетом всех перерывов.

Выбор площадки

Чем раньше вы приступаете к организации конференции, тем больше у вас шансов отыскать идеальную площадку. Мы советуем присмотреться к локациям за 3-4 месяца до мероприятия. Впрочем, если проводить ивент с помощью агентства, можно волноваться меньше: широкая база партнеров позволяет быстро подобрать площадку и арендовать ее для клиента на выгодных условиях.

Что важно для локации?
Транспортная доступность, в том числе наличие парковки или возможность доехать общественным транспортом, минимальная техническая оснащенность (хотя бы колонки, освещение, проектор и микрофоны) и соответствие противопожарным и санитарно-гигиеническим требованиям. Площадка должна вместить всех зрителей, иметь сцену и комфортную мебель. Если там есть свой кейтеринг — еще лучше. Также помните, что вам предстоит зонировать площадку и брендировать ее в соответствии с материалами от рекламодателей или фирменным стилем вашего бренда. Важно, чтобы было сразу понятно, где на локации будет зона регистрации, фотозона с баннерами и пресс-волами, лаунж, зона для курения и т.д.

Практика показывает, что перечисленным выше критериям соответствуют такие локации, как лофты, конференц- и банкетные залы (в том числе в отелях, бизнес-галереях и деловых центрах), кинозалы, выставочные комплексы и арт-пространства. Хотите удивить гостей? Тогда подумайте о теплоходах, производственных залах, планетариях и т.д.

Подбор персонала и оборудования

Самый главный и полезный человек на конференции — event-менеджер. Он будет нанимать и координировать остальную команду, поэтому лучше выбрать специалиста в профессиональном агентстве. Например, менеджеры “Авентуры” готовы в любое время проконсультировать заказчиков по вопросам подготовки и найти выход из сложных организационных ситуаций, будь то внезапное сокращение клиентского бюджета или отказ от запланированной площадки. Также на мероприятии вам понадобится ведущий, кураторы и администраторы площадки в каждой зоне, официанты для фуршета, свето- и звукорежиссер, хостес. Иногда можно пригласить волонтеров для оперативной помощи гостям. Клининговый персонал, дежурная мед. помощь, работники парковки и гардероба тоже должны быть.

Техническое оснащение конференции всегда плюс-минус одинаковое. Это ноутбуки, проекторы, петлички выступающим, экраны, радиомикрофоны для аудитории, указки, флипчарты, камеры и колонки. Проверку этого оборудования лучше провести дважды: в день знакомства с площадкой и накануне мероприятия. Если чего-то не хватает, предстоит доставить технику, подключить и настроить. Помните также о системах кондиционирования и обогрева, чтобы на площадке, вне зависимости от времени годы, был комфортный микроклимат.

Дополнительно стоит обратить внимание на скорость интернета, наличие зарядных станций для гаджетов, а также на работоспособность техники фотографов и видеографов. Когда конференция подразумевает развлекательную часть, обязательно уделите время сценическому оборудованию: и музыкальный концерт, и лазерное шоу, и иммерсивный спектакль требуют неукоснительного выполнения технического райдера, будь то прожекторы или движущиеся декорации.

Продвижение конференции

Самый простой вариант — реклама мероприятия в онлайне. Вы можете сделать отдельный сайт и сообщество в соцсетях, где будете анонсировать докладчиков и рассказывать о тематических новостях либо ходе подготовки к мероприятию. Запустите контекстную и таргетинговую рекламу, договоритесь с блогерами, инфлюенсерами и даже своими спикерами, чтобы они рассказали об ивенте (по бартеру или за деньги). Также не забывайте про event-каталоги и агрегаторы и электронную почтовую рассылку (по партнерам, университетам, коллегам и т.д.).

Кроме этого, дополнительной рекламой станет приглашение неочевидных гостей: представителей органов власти и средств массовой информации. Вы также можете заказать анонсы и пресс-релизы конференции в профильных журналах и газетах. Можно попробовать и наружную рекламу в городе (баннеры, афиши, щиты). Хороший результат демонстрируют конкурсы и розыгрыши в интернете: предлагайте людям бонусы на конференции, подарки от спонсоров или билеты со скидками взамен на отзывы, репосты и публикации.

Отслеживание мероприятия в день проведения

Во-первых, у всех ответственных лиц, включая технических специалистов, должен быть на руках экземпляр сценария в последней версии. Это нужно для того, чтобы музыкальное сопровождение и презентации включались вовремя, как и свет с микрофоном. Также следует позаботиться о безопасности всех участников, например, проверить работу охранных и противопожарных систем на площадке перед началом мероприятия.

Кроме этого, нужно подумать о навигации гостей и спикеров и решении их насущных вопросов. Кто-то может заблудиться, опоздать, потерять вещи в зале и т.д. Нужно быть готовыми и к более серьезным форс-мажорам: болезнь докладчика, ошибки со стороны подрядчиков и прочее. При этом сдвигать тайминг мероприятия стоит не более, чем на 10 минут. Во время выступления спикеров вы можете показывать докладчикам на табличках или экране, сколько времени на сцене им еще отведено.

Команда “Авентура” знает: даже выполнение всех рекомендаций по организации не гарантирует 100%-ого успеха конференции. Чтобы уберечь себя от стресса, сэкономить время и силы и свести риск ошибок к нулю, обращайтесь за проведением ивентов к профессионалам. Наше агентство с радостью подготовит конференцию любого масштаба и уровня сложности: нам по плечу и гибридные, и дилерские, и цикловые форматы.